マイナンバーの取り扱いを社内に周知しましょう

10月以降、マイナンバーが国民一人ひとりに通知されます。その前（9月中）に、社内に周知しておきたいことがあります。また、来年1月の制度の施行に備えて、準備しておきたい事項があります。

1.９月中に全従業員に伝えること

マイナンバーの通知が開始される10月までに、全従業員(パート、アルバイト等を含む)に次のことを伝えてください。

2.自社のマイナンバールールを決める

企業は、税や社会保険の事務手続きにおいてマイナンバーを取り扱うことになります。

マイナンバーへの対応について、情報漏えいや不正利用を防止するため、社内での取り扱いルールを決め、従業員に周知しましょう。

具体的には、次のような対応が必要になります。

①マイナンバーの取扱担当者（総務・経理担当等）を決定し、管理責任者(社長等)に報告する体制を整えます。

②マイナンバーを取り扱う業務を把握し、マイナンバーの取得方法などを決めます。

③マイナンバーが、記載された書面や入力された給与システムなどには、取扱担当者以外が、触れることのないようにします。（業務に関係のない従業員の眼に触れないこと）。

④マイナンバーを書面で収集した場合には、施錠可能なキャビネットなどに保管します。（鍵の管理者を決めること）。

⑤法令で定められた目的以外で「通知カード」「個人番号カード」のコピーやマイナンバーのメモをとらないこと（マイナンバーを法令で定められた事務以外で取得することはできません）。

⑥マイナンバーが記載された書面を机の上に放置したり（置き忘れ）、ゴミ箱に捨てたりしないこと（ルールに基づいて破棄する）。

⑦給与計算システムなどの業務システムは、利用権限（ユーザＩＤやパスワード）を設定します。

⑧インターネットに繋がっているパソコンで作業を行う場合は、ウイルス対策ソフトを導入し、自動更新機能を活用し、常に最新状態にしておきます。

⑨マイナンバーの入力作業などを行うパソコンについて、情報漏えい（のぞき見）の防止のために設置場所などを工夫します。

●人の出入りが少ない場所で使用する。

●作業場所を間仕切り等で区分する。

⑩マイナンバーは、法令で定められた利用目的以外で保管しないこと

⑪マイナンバーが記載された書面、入力されたデータの廃棄方法を決めておきます。

●パソコン等で入力されたものは、その情報を削除する。

●書面に記載されたものは、読み取れないようにマスキングしたり、シュレッダー等で断裁する。

●廃棄（断裁）した事実の記録、データ削除時の操作ログを残す。

以上のようなルールを、業務マニュアル、社内規定に盛り込み、従業員に周知してください。

最初から、いきなり高度な取り扱いルールを作ることは難しいので、実際に運用しながら、少しずつ内容を充実・強化させていくとよいでしょう。